No site http://www.intranetportal.com.br/ há mais informações interessantes sobre portais corporativos.
Plano de Comunicação: um aliado de peso
O Plano de Comunicação é um forte aliado das etapas que compõem o caminho até a implantação da intranet/portal corporativo em qualquer empresa, independentemente do porte e do segmento de atuação.
Vale ressaltar que não estamos falando de um Plano de Comunicação para a empresa como um todo - aquele que embasa suas relações com o mundo exterior. Aqui, o foco é a criação de um plano voltado para apoiar o trabalho de reformulação ou implantação de um portal corporativo - é, portanto, um plano para o projeto, bem específico.
Contudo, raríssimos são os casos em que um plano desses contempla as fases anteriores ao lançamento para os funcionários. No máximo, alguns teasers são veiculados pelos diversos canais de comunicação que a empresa mantém para avisar que, em breve, haverá "uma nova forma de trabalho no ar" (essa é clássica!).
Já estive envolvido em projetos de portais corporativos em que, no final de semana anterior ao lançamento, uma enorme equipe praticamente dormiu no local de trabalho, preparando "a grande surpresa" que fariam para os funcionários, na segunda pela manhã. Ficou lindo. Balões nos mouses, adesivos do chão até os espelhos do banheiro, proteções de tela instaladas em todos os micros, folders apresentando a intranet em cima de cada mesa. Um primor de ação promocional - o problema é que, no fundo, não passou disso.
Além da plástica, é preciso estratégia, envolvimento e comprometimento. No caso citado, a tal intranet perdeu o interesse dos funcionários em poucos meses, justamente por não estar alinhada a esses objetivos maiores. Para resgatar a audiência, a empresa reviu todo o planejamento e trabalhou nos pontos fracos certo? Claro que não, né! Mas aprovou outra mega campanha, com direito a sorteios e brindes instantâneos, para delírio da agência de publicidade...
Como contraponto, a única peça elaborada para o lançamento de outra intranet de que participei foi um folhetinho simples, duas cores, impresso em gráfica rápida. Não foi por falta de verba, pois trata-se de uma multinacional que está entre as maiores do mundo no seu mercado de atuação. A diferença é que, desde o primeiro momento, a empresa comunicou a todos os funcionários sobre o desenvolvimento da intranet. Na verdade, informou e formou, pois não existia cultura alguma de intranet por lá. O resultado? Ela é reconhecida como suporte fundamental aos negócios da empresa e o número de acessos se mantém impressionante sob qualquer parâmetro de análise.
- A COMUNICAÇÃO E A FASE DE PLANEJAMENTO
Para simplificar, vamos partir do princípio que, ao começar a desenvolver uma intranet/portal corporativo, uma empresa terá que incluir ao menos três grandes etapas na fase de planejamento: sensibilização, diagnóstico e o planejamento evolutivo propriamente dito. Reforço que esta abordagem tem um caráter didático, pois novas etapas podem ser acrescentadas de acordo com as necessidades específicas da corporação.
A etapa de sensibilização consiste em demonstrar para todos o que é uma intranet/portal corporativo e como poderá ser útil nas atividades dos funcionários e nos negócios da empresa. Afinal, estamos falando em um sistema muito novo, portanto praticamente desconhecido da maioria. Nunca é demais lembrar que não estamos falando de um assunto badalado na mídia, nem mesmo na especializada. Portanto, na sensibilização é melhor sempre partir do pressuposto de que ninguém sabe direito o que é essa tal de intranet/portal corporativo para começar do zero.
A função do plano de comunicação na etapa de sensibilização é muito mais formar do que informar. As ações planejadas devem privilegiar a educação dos funcionários para os benefícios da intranet/portal corporativo. Fazendo isso, a resistência inicial será diluída aos poucos. Lembre-se de que o ser humano tem medo do novo e do desconhecido. Como você imagina que os funcionários daquela empresa reagiram, quando chegaram para trabalhar na segunda pela manhã e deram de cara com aquela decoração toda? No primeiro momento, com certeza, prevaleceu a curiosidade e a surpresa, mas em pouco tempo a sensação de que a intranet era mais uma coisa para atrapalhar foi muito forte.
Na etapa seguinte, a de diagnóstico, a falta de uma estratégia de comunicação é ainda mais crítica. As atividades geralmente desenvolvidas incluem entrevistas, questionários, análise documental e observação direta. Imagine a reação de alguém que vá ser entrevistado, por exemplo, sem saber ao certo o que o entrevistador está fazendo ali e para quê? A insegurança é imediata, levando a coisa paro lado da espionagem, descoberta de erros, etc. Caso a pessoa envolvida no diagnóstico tenha essa percepção, não existe milagre que possa ser feito para assegurar a qualidade do levantamento.
Eu também defendo que, na fase do diagnóstico, a empresa deve solidificar um canal de comunicação com todos os funcionários. É irreal supor que será possível ouvir todo mundo durante o levantamento de informações. Geralmente pessoas-chave são indicadas e, no máximo, uma amostragem de funcionários. Ao estabelecer um canal de comunicação para que todos possam contribuir, a empresa enriquece enormemente a qualidade das informações, além de despertar o sentimento de propriedade nos funcionários.
Por fim, no planejamento evolutivo, é recomendável juntar ambas as linhas anteriormente desenvolvidas: formação e informação. Nunca pare de orientar os funcionários sobre os propósitos da intranet/portal corporativo. Reforce conceitos sempre que necessário. Ao mesmo tempo, informe-os sobre tudo o que está acontecendo, notícias boas e más também, pois transparência é um princípio básico.
Ao elaborar um plano de comunicação com os princípios que citei, com certeza você terá uma ferramenta de suporte concreta à difícil e complexa iniciativa de implantar uma intranet/portal corporativo. Portanto, o plano de comunicação não é uma tarefa acessória, mas sim um elemento-chave para o sucesso de todo o projeto.
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